Empfangs- und Veranstaltungsassistenz (m/w/d)

• Organisation und vertretungsweise Betreuung des Empfangsbereichs sowie Begrüßung und Betreuung von Seminarteilnehmern, Referenten und unseren Mitgliedern.
• Steuerung des Besucher- und Teilnehmerflusses bei Veranstaltungen und Seminaren sowie enge Abstimmung mit dem Veranstaltungsteam.
• Koordination von Raumbuchungen sowie Unterstützung bei der Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungsräumen.
• Bearbeitung von Post- und Bürokommunikation sowie Unterstützung im administrativen Tagesgeschäft, u. a. Verwaltung und Nachbestellung von Büromaterialien.
• Annahme, Weiterleitung und Bearbeitung von telefonischen und schriftlichen Anfragen.

• Sicherer Umgang mit Microsoft Office, insbesondere Outlook und Teams. 
• Grundlegende organisatorische und administrative Fähigkeiten.
• Freundliches, professionelles und serviceorientiertes Auftreten sowie Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein. 
• Flexibilität und Bereitschaft, in verschiedenen Bereichen zu unterstützen.
• Erste Erfahrungen im Empfangsbereich, im Kundenservice, in der Gastronomie oder im Veranstaltungsbereich sind von Vorteil, aber kein Muss.

Du passt zu uns, wenn die folgenden Sätze auch von dir stammen könnten 

…Ich habe ein gutes Gespür für Menschen und Situationen und habe Spaß daran, mit den unterschiedlichsten Personen ins Gespräch zu kommen. 

…Ich arbeite strukturiert und behalte auch bei mehreren Aufgaben den Überblick. 

…Ich denke mit, erkenne, wo Unterstützung benötigt wird, und trage aktiv zu reibungslosen Abläufen im Team bei.